கேள்வி: நான் ஓர் ஆசிரியர்.  எக்செல் செயலியில் என்னுடைய வகுப்பு மாணவர்கள் பற்றிய விவரங்களை உள்ளிட்டு வருகிறேன்.  அப்படி உள்ளிடும் போது ஒவ்வொரு வகுப்பு மாணவர்களுக்கும் ஒரு செய்தாளை(‘Worksheet’)­ப் பயன்படுத்தி வருகிறேன்.  மாணவர்கள் பெயர், பாடங்களின் மதிப்பெண்கள், தரம் ஆகியவற்றை உள்ளிடும்போது ஒவ்வொரு செய்தாளுக்கும் சென்று ஒரே வகையான தலைப்புகளைத் தட்டச்சிட வேண்டியிருக்கிறது.  இதைத் தவிர்த்து, ஒரு செய்தாளில் நான் கொடுக்கும் விவரங்களை எல்லாத் தாளிலும் வர வைக்க முடியுமா?

விடை: எளிதாகச் செய்து விடலாம்.  எக்செலைத் திறந்து கொள்ளுங்கள்.  செய்தாளின் கீழ்ப் பகுதியில் தாளின் பெயர் இருக்கும்.

இங்கு வகுப்பு 6, வகுப்பு 7, வகுப்பு 8 என மூன்று செய்தாள்கள் உள்ளன.  இத்தாள்களுள் உங்களுக்குத் தேவையான செய்தாள்களை மட்டும் முதலில் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்.  இப்போது வகுப்பு 6, வகுப்பு 8 ஆகிய இரண்டு தாள்கள் மட்டும் தாம் உங்களுக்குத் தேவை என வைத்துக்கொள்வோம்.

‘வகுப்பு 6’ என்பதன் மேல் சுட்டியை வைத்து இடப்புறம் சொடுக்கிக் கொள்ளுங்கள்.  பின் ‘Ctrl’ பொத்தானை அழுத்தி ‘வகுப்பு 8’ என்பதன் மேலும் இடப்புறம் சொடுக்குங்கள்.  இப்போது அவ்விரண்டு செய்தாள்களும் தேர்வாகியிருக்கும்.

இப்போது நீங்கள் ‘வகுப்பு 6’ செய்தாளில் என்னென்ன தட்டச்சிடுகிறீர்களோ அவை அப்படியே படி எடுத்தது போல ‘வகுப்பு 8’ தாளிலும் பதிவாகியிருக்கும்.  செய்து பாருங்களேன்.

ஒரு செய்தாளில் தட்டச்சிட்டதை எல்லாத் தாள்களிலும் பெற:

முதல் தாளின் பெயரின் மேல் சுட்டியை வைத்து வலப்புறம் சொடுக்குங்கள்.  அப்போது வரும் மேல்மீட்புப் பெட்டியில் ‘Select All Sheets’ எனத் தேர்ந்து கொள்ளுங்கள்.  பின்னர் நீங்கள் முதல் தாளில் தட்டச்சிடும் எல்லா விவரங்களும் எல்லாத் தாள்களிலும் பதிவாகியிருக்கும்.  இப்படி எல்லாத் தாள்களையும் தேர்ந்தெடுத்த பின்னர், அத்தேர்வை நீக்க விரும்பினால் என்ன செய்வது? மீண்டும் முதல் தாளின் பெயர் மீது சுட்டியை வைத்து வலப்புறம் சொடுக்குங்கள்.  வரும் மேல்மீட்புப் பெட்டியில் ‘Ungroup Sheets’ எனக் கொடுத்து விடுங்கள்.  அவ்வளவுதான்!

அடடா!  இது தெரியாமல் தேவையான விவரங்கள் அனைத்தையும் ஏற்கெனவே முதல் செய்தாளில் தட்டச்சிட்டு விட்டேனே என வருந்தீர்களா?  வருத்தம் வேண்டாம்!  ஏற்கெனவே ஒரே ஒரு செய்தாளில் உள்ளிட்ட விவரங்களையும் எளிதாகப் பிற தாள்களுக்குக் கொண்டு சென்று விடலாம்.

எப்படி?

இப்போது நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டியவை மூன்று!  விவரங்கள் உள்ளிடப்பட்ட செய்தாள், அதே விவரங்கள் உள்ளிடப்பட வேண்டிய செய்தாள், உள்ளிடப்பட வேண்டிய விவரம் ஆகியவை தாம் அம்மூன்றாகும்!

செய்முறை:

‘வகுப்பு 6’ தாளில் ‘முதலிடம்’, ‘இரண்டாமிடம்’, ‘மூன்றாமிடம்’, ‘தேர்ந்தோர்’, ‘மொத்தம்’ ஆகிய விவரங்களை உள்ளிட்டிருக்கிறீர்கள் என வைத்துக் கொள்வோம்.  இப்போது ‘வகுப்பு 7’ தாளிலும் இதே விவரங்கள் வேண்டும் என்றால் என்ன செய்வது?

முதலில் ‘வகுப்பு 6’ என்பதன் மீது சுட்டியை வைத்து வலப்புறம் சொடுக்கிக் கொள்ளுங்கள்.  பின் ‘வகுப்பு 7’ இன் மீதும் அதே போல் செய்து கொள்ளுங்கள்.  இங்கு படி எடுக்கப்பட வேண்டிய விவரங்களை (‘முதலிடம்’ தொடங்கி ‘மொத்தம்’ வரை) யும் தேர்ந்து கொள்ளுங்கள்.  நீங்கள் ‘எக்செல் 2007’ ஐப் பயன்படுத்தினால் மேல் வல மூலையில் இருக்கும் ‘Fill’ என்பதன் மீது சொடுக்கி ‘Across Worksheets’ என்பதைத் தேர்ந்துகொள்ளுங்கள்.

‘எக்செல் 2003’ஐப் பயன்படுத்துவீர்களானால், ‘Edit’ என்பதைச் சொடுக்கி ‘Fill -> Across Worksheets’ என்பதைத் தேர்ந்துகொள்ளுங்கள்.  இப்போது ‘வகுப்பு 7’ என்னும் செய்தாளுக்குப் போய்ப் பாருங்கள்!  ‘வகுப்பு 6’ இல் உள்ளிட்ட விவரங்கள் சேர்ந்திருக்கும்.